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Por quanto tempo devo guardar documentos da minha empresa?

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A cada mês surgem novos comprovantes, contas, documentos e contratos, seja em casa ou em sua empresa. O volume de papel só aumenta e o máximo que muitas vezes fazemos é organizar de alguma maneira toda a papelada. No final, acabamos guardando por mais tempo do que o necessário alguns documentos enquanto acabamos nos desfazendo de outros importantes. Quando isso ocorre no âmbito de pessoa física, geralmente existe a possibilidade de tirar uma segunda via. Quando o documento é empresarial, além de ser mais complicado obter segunda via ou comprovação, os documentos devem ser guardados por ainda mais tempo.

Cada documento, uma validade

Cada tipo de documento empresarial deve ser armazenado por um tempo determinado. Os principais grupos que podem ser divididos e analisados são:

  • Alvará de funcionamento – Deve ser armazenado até seu vencimento. Ao renová-lo não se esqueça de destruir o alvará antigo vencido.
  • Faturamento mensal, contrato de fornecedores (serviços) e declaração de imposto de renda – devem ser armazenados por 5 anos.
  • Documentos relativos a funcionários – acordos, pedidos de demissão, fichas de ponto e documentos relativos à frequência dos funcionários devem ser guardados por 5 anos. Já os comprovantes de férias, pagamentos de salários e demais encargos devem ficar armazenados por 10 anos.

Como guardar documentos

Além da necessidade de armazenar, é preciso se atentar à forma correta de guardar documentos para que os mesmos não se deteriorem, rasguem, amassem ou fiquem com manchas. Um depósito temporário pode ser utilizado para armazenar tal volume de documentos, proporcionando um ambiente adequado para a conservação dos papeis. Para isso, tanto a temperatura quanto a umidade do ar são controladas e ajustadas em cada box, visando o ideal para o objeto que ali está armazenado.

Além disso, ao alugar um box o empreendedor pode também buscar uma empresa parceira do self storage que realize a gestão de documentos. Assim a empresa fica responsável pela organização e catalogação do material, tornando o processo de encontrar um documento específico muito mais simples.

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