Dicas para organizar uma mudança comercial

Fazer uma mudança comercial é um sempre desafio incrivelmente difícil para a maioria das empresas. Há um número imenso de coisas que é preciso pensar direito, planejando cada detalha e sem tempo para cometer erros.

Seu pessoal, seus móveis, seu equipamento de TI – tudo deve ser organizado, embalado, enviado, descarregado e reorganizado, e isso pode ser um pesadelo mesmo para pequenas empresas.

Felizmente, há coisas que você pode fazer para tornar o processo mais simples e fácil, e aqui estão 6 dicas vitais para organizar a sua mudança comercial e ter certeza que todo o processo será facilitado e eficiente.

Dicas para conseguir realizar uma mudança comercial organizada

  1. Planeje a mudança comercial

Crie uma linha de tempo que permita conhecer todas as etapas necessárias da sua mudança comercial. Você precisará discutir isso com o resto da sua equipe ou com os gerentes e supervisores para garantir que seja viável.

Para um pequeno escritório, você precisará de pelo menos três meses para preparar e para um escritório de médio a grande, pelo menos seis a oito meses. A chave é começar o mais cedo possível.

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O próximo passo é coletar todas as informações sobre o novo espaço. Tente obter planos ou layout do piso para que você possa identificar componentes-chave, como tomadas elétricas, espaço de armazenamento, etc. e, o mais importante, determinar o novo layout do escritório.

Também é uma boa ideia ter um plano de layout geral para o seu espaço atual para que você possa comparar os dois; se houver áreas no escritório atual que não funcionem, identifique-as para que elas possam ser resolvidas em seu novo espaço.

Também faça uma lista de potenciais problemas com o novo espaço, como uma área de recepção menor ou menos área de armazenamento ou talvez um espaço aberto maior que possa exigir mais cubículos ou paredes temporárias.

Pode ser necessário contratar pintores ou outros profissionais se as paredes precisam ser construídas ou pintadas e apenas certifique-se de que nenhuma construção adicional ou mudanças estéticas precisam ser concluídas antes da mudança.

  1. Reúna sua equipe

Para escritórios de médio a grande, recomendo nomear (ou pedir voluntários), alguém de cada departamento ou divisão para coordenar sua área específica.

Pode ser atribuído ao supervisor ou ao gerente do departamento, que pode garantir que cada funcionário assume a responsabilidade de empacotar sua mesa, arquivos e itens pessoais.

Para escritórios menores, você pode estar sozinho. Em caso afirmativo, identifique algumas pessoas chave que possam ajudar a coordenar o movimento.

Sua equipe também pode ajudar a identificar problemas atuais com o espaço antigo e fornecer soluções possíveis para o novo escritório. É uma ótima maneira de incorporar outros pontos de vista e alcançar o consenso da mudança comercial, se alguns não estão bastante entusiasmados com ela

  1. Ter reuniões regulares

Na sua agenda, defina reuniões regulares e assegure-se de que os funcionários sejam notificados sobre os detalhes da reunião e para garantir que todos saibam o que precisam fazer para arrumar seu escritório ou espaço de trabalho.

É importante manter todos informados para limitar quaisquer preocupações ou preocupações, mudar-se é estressante para todos os envolvidos, especialmente se as decisões não estão sendo comunicadas.

  1. Determine seu orçamento

Se você tiver um orçamento específico atribuído para sua mudança, será importante identificar os custos antes de contratar pessoas, ou mesmo antes de empacotar a primeira caixa.

  1. Atribuir tarefas

Crie uma lista de tarefas que precisam ser concluídas e verifique se elas são adicionadas à linha de tempo / agenda.

Você pode precisar provedores de serviços especializados, como instaladores de linha telefônica ou especialistas em redes informáticas por isso peça a cada gerente de departamento ou supervisor o que é necessário de sua área. Verifique se as áreas comuns estão cobertas, como a área de recepção, lobby e áreas de armazenamento.

Uma das tarefas mais críticas é contratar ajuda na hora da mudança. Existem empresas que se especializam em mudança comercial, por isso certifique-se de fazer sua pesquisa, faça as perguntas certas e peça que a empresa venha ao seu escritório para avaliar todo o planejamento.

Como qualquer mudança, você precisa garantir que a empresa seja confiável e que esteja recebendo o melhor serviço para o custo. Esta tarefa pode ser atribuída a algumas pessoas e comece cedo para garantir que você obtenha o melhor preço possível.

  1. Faça uma lista de contatos

Você precisará certificar-se de que todas as pessoas com quem você faz negócios, fornecedores e clientes, saibam que você está se mudando.

É uma boa ideia atribuir essa tarefa a uma pessoa que possa supervisionar, notificando assim clientes que possam precisar de comunicações específicas.

Essas informações são essenciais para garantir que seus clientes possam encontrar seus serviços e você.

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Essas 6 dicas irão te ajudar a organizar uma mudança comercial muito mais estruturada e conseguir otimizar todo o tempo que você durante o seu planejamento.

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